Saiba o que é e como fazer uma carta de cobrança

Para o caixa de uma empresa não ficar no vermelho, é fundamental que ela receba seus pagamentos em dia. Por isso, a carta de cobrança é um instrumento estratégico para manter as finanças do negócio em ordem. Afinal, quando alguns clientes atrasam demais o pagamento, podem comprometer o financeiro de qualquer corporação.

Neste sentido, entender melhor o que é e aprender como fazer uma carta de cobrança pode ser decisivo para saber se a empresa vai terminar o mês com lucro ou com prejuízo. Por isso, o Portal Cessão de Créditos separou algumas dicas sobre o assunto. Acompanhe a leitura!

O que é uma carta de cobrança?

A carta de cobrança é uma notificação extrajudicial destinada àqueles que, porventura, estejam inadimplentes com alguma empresa.

A fim de recuperar o débito em atraso, a empresa pode usufruir desse método de cobrança para notificar o cliente sobre a dívida existente, bem como informar a data que ela vence. Dessa forma, meios judiciais não precisam ser acionados, evitando, inclusive, custos adicionais para ambas as partes.

É preciso apenas atentar-se sobre o tom que essa carta terá, visto que, por lei, nenhuma pessoa pode ser constrangida ou ser tratada de maneira grosseira na hora de ser cobrada.

Como montar uma carta de cobrança?

Algumas questões essenciais precisam ser ajustadas antes de enviar o documento ao destinatário. Veja quais são:

Formato

O e-mail costuma ser o formato mais escolhido para o contato, visto que é um modo de deixar a cobrança registrada formalmente e promove uma comunicação dinâmica. Mas, caso o cliente não tenha respondido até o dia seguinte, um contato telefônico é muito importante para garantir o recebimento da mensagem.

Já a carta de cobrança física, por sua vez, deve ser reservada apenas quando necessário. Em uma situação em que o cliente tenha demonstrado resistência em fazer o pagamento, por exemplo. Nesse caso, é imprescindível que a postagem seja feita por carta registrada ou Sedex, de modo que a empresa seja notificada quando cliente receber a correspondência.

No entanto, dependendo do perfil do cliente, ela pode ser adaptada para o meio que ele mais utiliza, como o WhatsApp ou SMS. Por outro lado, recomenda-se que este tipo de assunto jamais seja tratado em redes sociais, pois é muito alto o potencial de compartilhamento, fraudes e exposição dos dados por esses meios.

Tom de voz

Como comentado anteriormente, a forma como se redige uma carta de cobrança é muito importante. Por isso, analise a demanda antes de escrever o conteúdo do documento, pois o tom de voz pode mudar conforme o cliente.

Caso ele seja um parceiro antigo e com um bom histórico, a cobrança pode ser realizada por meio de um e-mail mais amigável. Agora, se a situação já se prolonga por bastante tempo, o tratamento poderá ser mais firme 一 mas sem deixar a educação de lado, é claro.

Informações pertinentes

No conteúdo da carta, não se esqueça de incluir dados básicos para que o pagamento seja efetuado, tais como:

Nome da empresa;
Endereço;
CPF ou CNPJ;
Mercadoria ou serviço prestado;
Saldo devido;
Prazo de pagamento;
Meio para que o pagamento seja feito;
Contato para negociação.

A carta não surtiu efeito? Veja outra maneira de reaver o dinheiro

Infelizmente, nem todos arcam com seus compromissos financeiros e, portanto, uma dívida poderá durar por mais tempo do que o esperado. Uma alternativa para reverter essa situação é optar pela cessão de créditos, cedendo a sua carteira para uma empresa especializada em recuperação de créditos.

Um meio bastante promissor para se inserir nesse mercado é usando os serviços disponibilizados pelo Portal Cessão de Créditos. Entre em contato e tire todas as suas dúvidas com um especialista no assunto!

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